La Instrucción 3/2016 de la Inspección de Trabajo, sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y de horas extraordinarias, ha promovido una nueva campaña con la finalidad de aumentar la vigilancia y control sobre las empresas para detectar posibles infracciones.
Si como empresario tienes contratados trabajadores, la Ley te obliga a llevar un registro del horario de tus empleados. Será indiferente que estén contratados a jornada completa o a tiempo parcial. A su vez debes de implantar sistemas de control para elaborar y gestionar el registro de la jornada laboral. El registro diario de jornada debe existir en todas la empresas de forma obligatoria independientemente del tamaño de las mismas. También es indiferente la actividad que vengan ejerciendo.
Las empresas a las que la Inspección detecte irregularidades en esta materia se enfrentan a multas de entre 60 y 625 euros si, por ejemplo, cometen fallos formales en el registro de la jornada diaria y pueden llegar hasta 6.250 euros por la ausencia de dicho registro.
Si no se comunican a la representación de los trabajadores las horas extraordinarias, la multa puede ir de 625 a 6.250 euros. Con las mismas cuantías están penadas la superación de los límites previstos de horas extraordinarias o no consignar en el recibo de salarios las cantidades por horas extras realmente abonadas. Pero las multas más altas, de hasta 187.551 euros son para los casos de impagos y retrasos reiterados en el pago de horas extra o si se enmascaran dichas horas en otros conceptos salariales que generan mayores prestaciones.
¿Qué empresas serán inspeccionadas?
Los principios orientadores para seleccionar a las empresas que serán inspeccionadas se focalizarán en estos dos criterios:
1. Número de trabajadores. Se seleccionarán empresas entre cuatro y 50 empleados.
2. Sector de actividad. Se seleccionarán empresas que ejerzan las siguientes actividades:
– Industria manufacturera (en concreto, empresas que pertenezcan a la industria de la alimentación, textil y confección de prendas de vestir, industria del cuero y del calzado, artes gráficas y fabricación de muebles).
– Comercio en general, incluyéndose tanto el que se ejerce al por mayor como el minorista.
– Reparación de vehículos a motor y motocicletas
– Servicios financieros (excepto seguros y fondos de pensiones)
– Actividades sanitarias y de servicios sociales.
Durante las actuaciones de la Inspección se prestará atención a cuestiones generales, tales como el cumplimiento de las obligaciones formales (actividad de la empresa y horario, plantilla, tipos de contratos, registro de jornada diario, realización de horas extraordinarias, etc.), así como entrevistas personales con los trabajadores y, en su caso, los representantes sindicales.
Horas Extras
Hasta ahora, era el trabajador quien debía acreditar que había realizado horas extras, en el momento de reclamarlas. Pero esto ha cambiado.
A raíz de la Sentencia de la Audiencia Nacional de fecha 4 de diciembre de 2015, se establece como obligatorio el registro de las jornadas diarias de los trabajadores, con independencia de que sean empresas grandes o pequeñas.
Acciones a realizar a partir de ahora
1. Realizar diariamente el registro de horas de todos los trabajadores, con independencia de que tengan contratos a tiempo completo o a tiempo parcial y que realicen horas tanto extraordinarias como complementarias o que no las hagan.
2. Los horarios de trabajo deberían de coincidir con el número de horas que reflejan los contratos de trabajo, pues sin duda se trata de evitar el fraude en la contratación y controlar por parte de la Autoridad Laboral el exceso de jornada ordinaria de trabajo.
Los registros deberán estar cumplimentados y a disposición de la Inspección de Trabajo puesto que lo que se os solicitará si sois objeto de una visita. Además en el momento de la misma los registros deben encontrarse actualizados y firmados y, como hemos indicado, coincidentes con el número de horas reflejadas en el contrato. Además existe la obligación de conservarlos durante un período de cuatro años
Sanciones por incumplimiento
En caso de incumplimiento de estas obligaciones por parte del empresario: De comprobarse falta alguna en el registro el contrato del trabajador contratado a jornada parcial se presumirá automáticamente a jornada completa.
Si el incumplimiento se debiera a cuestiones formales o documentales se contemplaría una multa de entre 60 y 625 euros por una infracción considerada leve.
Dándose el caso de incumplimiento en materia de jornada, la imposición de multa sería a partir de los 626 euros con un grado máximo de 6.250 euros.
Igualmente, informar que a partir de ahora la Inspección de Trabajo podrá exigir el registro de la jornada de todos los trabajadores y justificantes de entrega del control mensual de horario, aunque no se realicen horas extraordinarias, ya que la falta de dicha obligación, el Organismo en cuestión podrá levantar Acta de Infracción en materia de Relaciones Laborales por incumplimiento de las obligaciones estipuladas en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social.
¿Cómo evitar las multas?
Para evitar estas multas de la Inspección (pueden ser de hasta 6.250 euros), registra día a día la jornada de todos tus trabajadores. Para ello:
El registro de la jornada debe ser diario e incluir el horario concreto de entrada y salida de cada empleado.
No es válido entregar un cuadrante horario o el horario de aplicación en tu empresa, ya que estos documentos se elaboran con carácter previo a la prestación de servicios. Es decir, no incluyen las horas efectivamente trabajadas en el período.
Modelos
Los sistemas de registros de la jornada laboral podrán ser manuales o informáticos.
En los registros manuales, el trabajador deberá firmar la hora de entrada y salida haciendo constar datos como nombre y apellidos, jornada específica, detalle de las horas laborales realizadas por cada día de trabajo, firma diaria del trabajador y firma del representante legal de la empresa.
Los registros electrónicos o informáticos que son cada vez más comunes, ya que permiten un control seguro de la jornada real del trabajador con un riesgo de manipulación menor, contando con la ventaja de la fiabilidad de los datos recogidos en el sistema para la acreditación de las horas efectivamente trabajadas. Dentro de los registros electrónicos e informáticos se encuentran entre otros, los sistemas de control de presencia, fichajes, tarjetas, huellas y medios telemáticos que permitan llevar a cabo el registro de empleados.
Los registros deberán conservarse durante el plazo legalmente establecido de cuatro años.
Le dejamos unos formularios para el registro manual:
