Tanto las empresas como los autónomos tendrán que implementar la factura electrónica en sus negocios. La obligación de factura electrónica ya es obligatoria si una empresa tiene que facturar a una administración pública. Pero ahora se extiende tal obligación cuando se emiten facturas para otras compañías o autónomos, no así en el caso de que la factura se emita para el cliente final.

La factura electrónica es, ante todo, una factura pero en este caso se emite y recibe en formato electrónico. Tiene los mismos efectos legales que la factura convencional de papel, la diferencia es que la versión digital está condicionada al consentimiento de su destinatario.

Existen dos tipos de facturas electrónicas

• En formato estructurado: con datos generados automáticamente por los sistemas de facturación. Por lo general, en lenguaje XML.

• En formato no estructurado: suelen emitirse directamente en formato PDF, aunque también pueden ser escaneadas en papel.

La ventaja de optar por una factura electrónica estructurada es que simplifica aún más el proceso de facturación y ahorra costes.

Requisitos que debe cumplir la factura electrónica

A efectos legales el contenido de una factura electrónica debe ser el mismo que el de una factura tradicional y cumplir con el reglamento de facturación vigente. Aquí nada cambia ni se añaden ni se quitan campos nuevos.

Pero en el caso de la factura electrónica tenemos que garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Esto se puede realizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que garantice la relación entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que documenta.

Además en el caso de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido:

• Mediante firma electrónica, el más utilizado y conocido. Basta generar una factura con nuestro programa de facturación, generar un PDF y firmarlo electrónicamente para tener una factura electrónica.

• Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).

• Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Acceso a las facturas electrónicas emitidas y creadas

Además de todo esto la ley tiene previsto que las empresas:

• Deben facilitar el acceso a los destinatarios para poder ver, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita.

• Mantener el acceso a las facturas electrónicas durante cuatro años, incluso cuando haya finalizado la relación contractual entre ambos.

Principales beneficios del uso de la factura electrónica B2B

El uso de la factura electrónica aporta grandes ventajas en la operativa diaria de las empresas:

• Digitalización y optimización de las relaciones empresariales
• Reducción de tiempo y costes
• Aumento de la productividad
• Mayor seguridad y fiabilidad de las transacciones electrónicas
• Reducción de la morosidad en las operaciones comerciales
• Trazabilidad y control de pagos entre empresas y autónomos
• Reducción de errores humanos gracias a la automatización de procesos

Calendario de implementación de la factura electrónica

La norma establece un período de 6 meses desde la publicación de la ley para que las administraciones implicadas determinen los requerimientos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica.

Los aspectos relativos al pago (registro de fechas y períodos medios de pago), los requisitos a cumplir por los prestadores de soluciones tecnológicas que permitan la interoperabilidad entre ellos, o cuestiones sobre seguridad, control o estandarización de dispositivos y sistemas informáticos, serán los ejes sobre los que se desarrollarán las especificaciones técnicas del proyecto.

Una vez publicadas estas especificaciones, las empresas contarán con distintos plazos de implementación en función de su volumen de facturación:

• Para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros, el plazo de implementación es de 1 año una vez publicada en el BOE la Ley “Crea y Crece”.

• Para el resto de las empresas, cuya facturación sea inferior a los 8 millones de euros, el plazo de implementación se amplía a los 2 años tras la publicación de la Ley en el BOE.

Las sanciones para los autónomos que incumplan la normativa sobre la factura-e

Si eres autónomo, tendrás margen suficiente para adaptarte a la nueva realidad de las facturas electrónicas (hasta 2025, salvo que factures más de 8 millones de euros).

Aquellos autónomos que no implementen este sistema podrán recibir sanciones de entre 10.000 y 40.000 euros.